Trend 1:
Krótki czas od przetargu do realizacji
Czas od ogłoszenia przetargu do realizacji projektu jest często tak krótki, że można przewidzieć nawet zatory w łańcuchu dostaw usług.
Myślę tu o braku możliwości rezerwacji odpowiedniej liczby miejsc w samolocie, braku dostępu sensownej ceny grupowej, braku dostępności pokoi w hotelach w przewidywanym budżecie. To też może powodować, zbyt mało czasu dla Agencji na porządne zarządzenie projektem incentive, na zarządzenie ryzykiem, na sprawdzenie wszystkich usług , dostawców, dokumentów,
Nie znaczy to, że incentive organizowany w trybie pilnym się nie uda, ale może znaczyć, że dostępność usług będzie mniejsza, że klient otrzyma mniej usług lub w niższej jakości w budżecie którym dysponuje.
Z tych powodów rekomendujemy, aby nie wydłużać czasu decyzji o realizacji wyjazdu, będzie to z korzyścią dla budżetu wyjazdu, dostępności i jakości usług,
Trend 1:
Short time from tender to decision
Execution time from tender to project is often so short that supply chain bottlenecks can be anticipated.
I’m thinking here of the inability to book the right number of seats on a plane, the lack of access to a reasonable group rate, lack of rooms availability in hotels within the anticipated budget. It can also cause too little time for the Agency to manage the incentive project in a decent way, to manage risks, to check all services , suppliers, documents.
This does not mean that an incentive organized on an urgent basis will fail, but it may mean that the availability of services will be lower, that the customer will receive fewer services or in a lower quality for the budget they have,
For these reasons, I recommend not to extend the decision making process, it will benefit the trip budget, availability and quality of services.
Trend 2 Wszystkie ręce na pokład
W tym wciąż niepewnym czasie po pandemicznym klienci jeszcze bardziej oczekują , że Agencja przedstawi elastyczne warunki handlowe, będzie szybko reagowała na zmiany, zminimalizuje ryzyko i zapewni jakość.
Aby było to możliwe i jak najbardziej efektywne musi być pełne zrozumienie wszystkich interesariuszy: klienta, Agencji, sub dostawców. Współpraca musi być oparta na zaufaniu, zrozumieniu i zorientowaniu na rozwiązania, ponieważ ostatecznie wszystkim zależy na powodzeniu projektu.,
Oznacza to, że Agencje więcej czasu spędzą na konsultacjach z klientami i rozmowach z dostawcami, aby zarządzać oczekiwaniami i realnie oceniać możliwości.
Pracujemy w innych realiach i trzeba do tych realiów dopasować działania i oczekiwania.
Trend 2 All hands in
In this still uncertain post-pandemic times, clients expect even more that the Agency will present flexible business terms, respond quickly to changes, minimize risk and ensure quality.
To make this possible and as effective as possible, there must be a full understanding of all stakeholders: client, Agency, sub suppliers. Cooperation must be based on trust, understanding and solution-orientation, because ultimately everyone cares about the success of the project.
This means that Agencies will spend more time consulting with clients and suppliers to manage expectations and realistically assess opportunities.
We work in a new reality; our actions and expectations need to be adjusted to it.
Trend 3 Program – Więcej relaksu , więcej bodźców korporacyjnych, więcej możliwości wyboru, all inclusive .
Coraz częściej tradycyjny program nagradzania poszerzony jest o bodźce korporacyjne, które koncentrują się na odbudowie kultury korporacyjnej. Oznacza to, że niektóre tradycyjne wyjazdy motywacyjne mogą być uzupełnione o spotkania firmowe, ponieważ firmy starają się zintegrować swoje zespoły pracujące w domu, jak również motywować ludzi. Te programy zawierają więcej czasu wolnego i umożliwiają interakcję wśród uczestników.
Niektóre firmy zmniejszają liczbę wyjazdów nadając im bardziej ekskluzywny charakter i zwiększając wydatki na osobę. Niektóre firmy decydują, ze to uczestnicy mogą wybrać pewne atrakcje .
Zauważalny jest też trend chęci organizacji wyjazdów krótszych, bliżej domu czy siedziby firmy,
Tradycyjnie w okresie jesienno -zimowym na imprezy motywacyjne firmy chętnie wybierają ciepłe i słoneczne miejsca, z bezpośrednim przelotem w opcji all inclusive. Opcja ta pozwala na kontrole budżetu wyjazdu i jest dobrze oceniana przez uczestników
Trend 3 Programme – More relaxation, more corporate incentives, more choices, all-inclusive.
Increasingly, the traditional rewards programme is being extended with corporate incentives that focus on rebuilding corporate culture. This means that some traditional incentive trips may be supplemented with corporate meetings, as companies seek to integrate their home-based teams as well as motivate people. These programmes include more free time and allow for interaction among participants.
Some companies reduce the number of trips, making them more exclusive and increasing spending per person.
Some companies decide that participants can choose certain activities.
There is also a trend towards shorter trips, closer to home or closer to the company headquarters.
Traditionally, in autumn and winter, companies choose warm and sunny destinations for incentive events, with direct flights in the all-inclusive option. This option allows to better control the trip budget and is well appreciated by participants.
Trend 4 Obostrzenia i zmiany zasad wjazdu głównym GAME- CHANGEREM
Zmiany zasad wjazdu, wymagania wielokrotnych testów mogą zmienić wyraźnie liczbę przyjazdów do danej destynacji. Z tego też powodu może zdarzyć się, że firmy wybiorą wyjazdy w swoim kraju, aby uniknąć skomplikowanych procedur i związanych z nimi kosztów i ryzyka. Klienci wybiorą rozwiązania prostsze i bezpieczne, nie angażując zbytnio swoich gości / uczestników w przygotowania do wyjazdu, niechętnie też będą pytać swoich pracowników o szczepienia.
Wygrają te destynacje i regiony, które najbardziej złagodzą warunki wjazdu.
Trend 4 Restrictions and changes to entry rules are the main GAME CHANGER
Changes to entry rules, multiple testing requirements can clearly impact the number of arrivals to a destination. For this reason, companies may choose to travel within their own country to avoid complex procedures and associated costs and risks.
Clients will opt for simpler and safer solutions, without involving their guests/participants too much in the preparation for the trip and will be reluctant to ask their employees about vaccinations.
Destinations and regions that relax entry conditions the most will come on top.
Trend 5 Mniej za więcej
Zmiany w łańcuchu dostaw usług turystycznych, odpływ ludzi z branży turystycznej i gastronomicznej czy wreszcie inwazja Rosji na Ukrainę i koszty ropy naftowej i gazu maja ogromny wpływ na ceny. Coraz droższe są bilety lotnicze, usługi gastronomiczne i hotele. Wprowadza się też opłaty lokalne, wjazdowe, wspierające odbudowę destynacji po pandemii.
Klienci i Agencje nie mogą już operować budżetami z 2019 r. i na nich budować programy.
Zatem widzimy 2 scenariusze:
– Firmy będą podwyższać budżety na wyjazdy, aby zachować standardy i utrzymać zachęty dla pracowników i partnerów biznesowych na stałym poziomie,
– Firmy będą albo skracać wyjazdy, albo zmniejszać je liczebnie.
Takie scenariusze mogą spowodować zmiany w popularności destynacji i rodzaju programów. Mogą też wpłynąć na kondycje sektora Incentives w turystyce.
Trend 5 Less for more
Changes in the tourism supply chain, staff shortage in tourism and F&B industry or, last but not least, Russia’s invasion of Ukraine and the cost of oil and gas have a huge impact on prices.
Airline tickets, catering services, and hotels are becoming more expensive. Local, entry and support fees are also being introduced to help destinations recover from the pandemic.
Clients and Agencies can no longer operate with 2019 budgets and build programmes on them,
We see 2 scenarios:
– Companies will increase incentives budgets to maintain standards and keep incentives for employees and business partners on a high level
– Companies will either shorten trips or reduce them in numbers.
These scenarios may result in changes in the popularity of destinations and types of programmes. They may also affect the position of the Incentives sector in tourism,
KONKLUZJA Żyjemy w czasach dużej niepewności; w ciągu ostatnich dwóch lat miały miejsce zdarzenia, które trudno było przewidzieć, a skutki będą odczuwane jeszcze długo.
Klienci bardziej niż kiedykolwiek będą doceniać role doradczą Agencji Incentives, pogodzą się z tym ,że za dodatkowe usługi , zmiany i pracę poza godzinami pracy trzeba będzie Agencji zapłacić, aby ta utrzymała stabilne zatrudnienie wymagane do obsługi projektów.
Trendy, o których piszę, są zauważalne teraz, ale czy za kilka miesięcy będą takie same? nic nie jest pewne!
Pewne jest, ze motywowanie poprzez WYJAZDY INCENTIVES jest skuteczne, efektywne i pożądane przez uczestników wyjazdów.
CONCLUSION We live in a time of great uncertainty; the events of the last two years were difficult to predict and their effects will be felt for a long time to come.
Now, the Clients will appreciate the advisory role of the Incentives Agency more than ever , accepting that the Agency will have to be compensated for additional services, changes and after- business- hours work in order to maintain capacity to process the projects.
The trends I am writing about are noticeable now, but will they be the same in a few months’ time? nothing is certain!
What is certain is that motivation through EXPERIENCE INCENTIVES is effective, efficient and desired by the participants.