Zapraszam do lektury cyklu artykułów, w których udzielę odpowiedzi na pytania:
- Jakie pierwsze kroki Zleceniodawca powinien podjąć aby zapewnić bezpieczeństwo projektu?
- Jak Agencje przygotowane są na realizacje wyjazdów w nowej rzeczywistości?
- Co ważne będzie dla Uczestnika wyjazdu incentive?
W pierwszym artykule zwracam uwagę na bezpieczeństwo w aspekcie formalnym: bezpieczeństwo kontraktu, wizerunkowe i bezpieczeństwo projektu. Co powinny wiedzieć działy zakupów i działy prawne planując program motywacyjny, którego nagrodą jest wyjazd incentive? Od czego zacząć?
W obecnych czasach bezpieczeństwo to słowo numer 1 każdego wyjazdu, czy to kraj czy zagranicą. Zleceniodawca chce, aby jego goście mieli piękne wspomnienia, wyjątkowe emocje, aby wyjazd na długo „pracował” dla niego. Powinien więc zadbać o to, aby był to wyjazd bezpieczny w każdym aspekcie. Podstawa to sprawdzenie czy Agencja, którą zaprasza się do konkursu ofert, a potem zleca organizację wyjazdu działa legalnie. W dalszej części artykułu zamiennie będę nazywać Organizatorem.
Co to oznacza czy Agencja działa legalnie? Zacznę od 3 definicji , ponieważ są one kluczowe, dla zrozumienia z jaką materią mamy do czynienia: Usługa turystyczna to np. przewóz pasażerów, ich czasowe zakwaterowanie, wynajem pojazdów oraz wszystkie inne usługi świadczone podróżnym.
Impreza turystyczna to połączenie minimum dwóch różnych rodzajów usług turystycznych na potrzeby tej samej podróży (np. rezerwacja lotu i zakwaterowania w hotelu, organizacja przejazdu autokarem , hotelu i wyżywienia plus organizacja programu rozrywkowego noclegów ), trwające min. 24 godziny.
Powiązane usługi turystyczne to usługi turystyczne, które są kupowane od różnych przedsiębiorców, z którymi zawierane są odrębne umowy, mimo że usługi te są powiązane na potrzeby jednej podróży.
Przedmiotem moich rozważań jest organizacja imprez turystycznych. Każdy wyjazd motywacyjny czy integracyjny zawierający min. 2 usługi i trwający powyżej 24 godzin, jest imprezą turystyczną.
Kto może organizować imprezy turystyczne?
Działalność gospodarcza w zakresie organizacji imprez turystycznych oraz ułatwiania nabywania powiązanych usług turystycznych jest na rynku polskim działalnością regulowaną i wymaga wpisu do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych. Można nawet powiedzieć, że działalność ta jest pod specjalnym nadzorem powołanych do tego instytucji państwowych i wymaga od przedsiębiorców turystycznych spełnienia określonych warunków, aby mógł on uzyskać wpis do rejestru organizatorów.
Wpis do rejestru możliwy jest po spełnieniu następujących warunków: posiadanie gwarancji ubezpieczeniowej, bankowej lub turystycznego funduszu powierniczego. Z założenia gwarancja ma pokryć koszty powrotu klientów do kraju w przypadku bankructwa czy innych okoliczności , które uniemożliwiają realizacje zobowiązań przez Organizatora.
Gwarancja jest pierwszym filarem ochrony Konsumenta –warto wiedzieć, że w myśl przepisów Ustawy o Imprezach Turystycznych i Powiązanych Usługach Turystycznych z 2018 r. Konsumentem jest również zleceniodawca instytucjonalny. Gwarancja ta zabezpiecza pokrycie kosztu powrotu Klientów do kraju w razie bankructwa Organizatora.
Drugi Filar to Turystyczny Fundusz Gwarancyjny. Każdy Organizator posiadający wpis do Rejestru jest zobowiązany co miesiąc raportować i odprowadzać składki z tytułu podpisanych umów z Klientami o udział w imprezie turystycznej lub o organizacje wyjazdu dla grupy. Składki uzależnione są od środka transportu, kraju docelowego oraz terminu wpłaty należności za imprezę. TFG jako drugi filar ochrony zabezpiecza wpłaty Konsumentów w przypadku bankructwa organizatora.
Oznacza to, że odpowiednie Urzędy w razie problemów Organizatora mają narzędzia i pokrycie finansowe z Gwarancji i TFG i na tej podstawie udzielają pomocy Konsumentom. Działa to jednak sprawnie wyłącznie w przypadku tych Klientów, którzy korzystają z usług legalnie działających organizatorów.
Rekomenduję też, aby upewnić się , szczególnie w przypadku wyjazdów incentive czy wysokość i warunki Gwarancji Organizatora zabezpieczają projekt, tzn, czy gwarancja ma odpowiedni zasięg terytorialny, czy jest ważna na dany środek transportu ( np. samolot czarterowy) i czy suma gwarancji jest odpowiednia do wpłaconych zaliczek i wartości projektu,
Ważne jest zatem, aby zadanie organizacji wyjazdu powierzać Agencji która działa legalnie to znaczy spełnia wszystkie wymagania Ustawy o imprezach Turystycznych i Powiązanych Usługach turystycznych.
Złudnie może wydawać się, że ma to znaczenie tylko w przypadku wyjazdów za granicę. Zwracam jednak uwagę, że w myśl przepisów i w praktyce nie ma znaczenia czy impreza turystyczna jest świadczona w kraju czy za granicą, istotny jest fakt jakie usługi do wykonania powierza się organizatorowi.
Gdzie można sprawdzić czy Agencja posiada wpis do rejestru?
Organem właściwym do prowadzenia rejestru jest marszałek województwa właściwy ze względu na siedzibę przedsiębiorcy turystycznego. Rejestr jest jawny i dostępny dla każdej osoby, która chce skorzystać z usług przedsiębiorców turystycznych
Wpis do rejestru można sprawdzić korzystając z linka: https://ewidencja.ufg.pl/webcenter/portal/ewidencja/ksiegi Znajdziemy tam:
- numer wpisu do rejestru
- Przedmiot działalności: organizowanie imprez turystycznych lub pośredniczenie na zlecenie klientów w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych
- Rodzaj gwarancji finansowej , podmiot wystawiający gwarancję
- Suma ubezpieczenia
- Wykreślenie/Zakaz/Zawieszenie działalności
- Zasięg terytorialny działalności ( tzn. do jakich krajów/ części świata może organizować legalnie wyjazd) i jakimi środkami transportu.
Wielokrotnie słyszę od klientów pytanie: czy w ogóle są takie Agencje, które organizują wyjazdy bez wymaganych uprawnień? Okazuje się, że tak, w tym obszarze mamy również do czynienia z szarą strefą
W dobie ogromnych zmian na rynku turystycznym wywołanych pandemią, w szarej strefie oprócz Agencji, pojawiają się też osoby fizyczne. Czasem są to doświadczeni piloci wyjazdów, a czasem byli pracownicy Agencji Incentive, pozostający w dobrych relacjach z uczestnikami wyjazdów czy nawet zleceniodawcami.
Oczywiście na potrzeby tego artykułu nie dotykamy sfery wyjazdów organizowanych dla znajomych. Spotykamy tu formułę: „ kontaktuję się z ludźmi, których spotkałem na wyjazdach, które pilotowałem, albo obsługiwałem jako Project Manager pracując w Agencji”. Zakładam, że jest to prywatna podróż i indywidualna decyzja uczestnika.
Zwracam uwagę na to, aby zleceniodawcy instytucjonalni zdawali sobie sprawę jak ryzykowne jest powierzenie wyjazdu agencji czy osobie, która nie ma odpowiednich uprawnień i zabezpieczeń finansowych.
Podsumowując artykuł podkreślę, że pierwszym krokiem do zapewnienia bezpieczeństwa wyjazdu będzie upewnienie się czy oferent działa legalnie.
Nadal w naszej branży są sytuacje, gdy w przetargu spotykamy jako kontr oferenta firmę działającą w szarej strefie, a nasz potencjalny zleceniodawca nie zdaje sobie z tego sprawy .
Zdarza się, że decyzja o wyborze Organizatora podyktowana jest ceną. Można sobie wyobrazić, że taki oferent nie mając wysokich kosztów gwarancji finansowych, jak też innych kosztów funkcjonowania firmy stosuje znacznie niższe ceny dla Klientów.
Czy to się finalnie Klientom opłaca? Czy firmy zdecydują się na ryzyko finansowe, zagrożenie dla uczestników i straty wizerunkowe? Na tak postawione pytanie myślę, że każdy potencjalny Klient instytucjonalny powie nie, nie wchodzimy w to. I będzie to bardzo dobra decyzja.
W kolejnych artykułach o bezpieczeństwie wyjazdów incentive pochylę się nad tematem bezpieczeństwa projektów od strony organizacyjnej i realizacyjnej.