MSZ i GIS zalecają ostrożność w planowaniu wyjazdów do Chin, a podróże do prowincji Hubei są niewskazane. Co to oznacza dla organizatorów i klientów?
Branża Incentive jest niezwykle wrażliwa na wszelkie wahania, zmiany, nagłe sytuacje. Z takim właśnie przypadkiem mierzymy się w ostatnich dniach. Słowo „koronowirus” odmieniane przez wszystkie przypadki, dla nas nieodłącznie związane jest z innym słowem jakim jest „bezpieczeństwo”.
Dla każdego organizatora bezpieczeństwo projektu, a w szczególności dla uczestników wyjazdu, to cel nadrzędny. Co możemy zrobić, aby to bezpieczeństwo zapewnić i zminimalizować wszelkie ryzyko? Przede wszystkim monitorować rynki, do których planujemy wyjazdy czy też przygotowujemy oferty, śledzić każde możliwe źródła informacji, potwierdzać je i implementować plan działania wspólnie z partnerami w świecie.
Pamiętajmy również o tym, że jesteśmy nie tylko organizatorem wyjazdu, ale też doradcą, od którego Klient powinien otrzymać profesjonalne wsparcie. Dużą rolę odgrywają tu dobre relacje, zaufanie i komunikacja z osobami decyzyjnymi po stronie klienta. Rekomenduję, aby zawsze uczciwie przedstawiać realia, powoływać się wyłącznie na wiarygodne źródła informacji, unikać nadmiernych emocji i ważyć słowa.
Bezpieczeństwo to także działający legalnie Organizator. W takich sytuacjach jak wirus z Wuhan nabiera to dodatkowego znaczenia dla Klienta . Co to oznacza legalnie?
Zgodnie z Ustawą o Imprezach Turystycznych i Powiązanych Usługach Turystycznych ,która weszła w życie 01.07. 2018 r. działalność Organizatora jest regulowana. Ma on obowiązek posiadać wpis do rejestru Organizatorów Turystyki, uprawniający go do organizowania wyjazdów na określone kontynenty i określone środki transportu. Im mniejszy zakres tym niższa wymagana Gwarancja Ubezpieczeniowa. Ma on też obowiązek odprowadzać składki na TFG – Turystyczny Fundusz Gwarancyjny. Gwarancja Ubezpieczeniowa, TFG oraz zapisy tej Ustawy chronią Konsumentów również w obrocie B2B. Niestety po 1,5 roku od funkcjonowania Ustawy wciąż spotykamy się w przetargach z Agencjami, które mimo tego, ze nie maja uprawnień składają oferty i je wygrywają.
Mamy tu do czynienia z niewiedzą Klienta, który w procesie przetargowym raczej koncentruje się na referencjach czy sprawdzonych relacjach z innych realizacji np. eventów. Fakt, że Zleceniodawca nie sprawdza czy Agencja ma uprawnienie do organizacji wyjazdów w określonym zakresie, może skutkować tym, że w razie kłopotów nie otrzyma on wsparcia od Urzędu Marszałkowskiego, gdyż projekt nie będzie objęty Gwarancją i TFG.
W obecnej sytuacji, gdy wirus z Wuhan zaznacza już swoją obecność w kilku innych krajach obydwie strony – Organizatorzy i Klienci mają więcej pracy związanej ze zmianami w konkursach ofert, jak też towarzyszą im rozterki co do realizacji wyjazdów czy wyboru destynacji na kolejne miesiące.
Warto więc korzystać z Agencji, która działa legalnie, jest przygotowana na takie sytuacje , ma siły, środki i doświadczenie niezbędne do tego, aby wspólnie z klientem przejść bezpiecznie przez ten niepewny czas.
Zachęcam do dyskusji w tym temacie. Każdy sposób na zwiększenie bezpieczeństwa Klientów jest dobry.